La mise en place d’une base de données économique et sociale est obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 employés. Elle sert de support aux consultations du CSE. Aussi, elle doit être accessible aux membres du CSE de manière permanente. Comment mettre en place la BDES ? Quelles informations doit-elle contenir ?

Fonctionnement de la BDES

Le fonctionnement de la BDES est enclenché en place à partir d’un accord d’entreprise. Cet accord expose les droits d’accès et le niveau de mise en place. Si dans l’entreprise, aucun accord n’est signé, la base de données doit être consultable en tout temps par tous les membres du CSE et autres délégués syndicaux. Elle peut donc être consultée sur support numérique ou papier. Pour comprendre son importance pour l’entreprise, cliquez ici et découvrez des avis de spécialistes sur le sujet.

L’employeur doit procéder à une mise à jour régulière du BDES. De leur côté, les personnes ayant accès à ce document doivent obligatoirement être discrètes, car les informations du document sont confidentielles.

Une BDES numérique ou en papier ?

Il existe plusieurs solutions de mise en place d’une BDES CSE. Principalement, cette base de données peut être constituée en version papier ou sous forme numérique.

L’usage du papier n’est plus vraiment à la mode. De plus, avec l’arrivée des ordinateurs, tablettes et smartphones, le recours au numérique est une bonne action du point de vue environnemental. La réalisation d’un BDES nécessite des connaissances sur les rubriques obligatoires, leur organisation, les informations à y mettre, etc. Par conséquent, la réalisation d’une base de données en version papier peut être difficile pour un néophyte si celui-ci ne dispose pas d’un modèle. De plus, non seulement l’opération est chronophage, mais il y a le risque que les informations puissent tomber entre de mauvaises mains.

Le meilleur choix est donc la version numérique du BDES CES. Cependant, il faut nécessairement avoir une bonne connaissance de l’outil numérique que l’on veut utiliser pour la création de la base de données. Il est en outre possible d’utiliser des tableurs en ligne. Cela permet d’éviter de stocker des données parfois très lourdes sur son propre ordinateur. Le principal avantage est que la création d’une base de données numérique assure la sécurité des informations. Cette solution est rapide, simple et sécurisée. En optant pour la solution en ligne, il est possible de créer des accès sécurisés et de limiter les droits de consultation. L’employeur peut alerter le personnel lorsqu’une mise à jour est apportée aux données. La mise à jour peut par ailleurs se faire à tout moment.

Informations à mettre dans la bue

La base de données économique et sociale doit contenir le socle minimum, c’est-à-dire les informations transmises de manière récurrente aux représentants du personnel. L’article R 2323-1-4 fait cas de 9 thèmes devant figurer dans la base de données.

La présentation de la situation de l’entreprise

Il est question ici des éléments comptables du bilan de l’entreprise. Ce sont entre autres le résultat d’exploitation, le CA, la valeur ajoutée ou encore le résultat net.

L’investissement social

Il s’agit du bilan social pour les entreprises de plus de 300 salariés. Pour les autres entreprises, il s’agit du rapport d’activité à présenter une fois par an. Pour cela, il faut réunir les éléments inspirés du bilan social, ce qui comprend :

  • l’évolution du nombre de stagiaires ;
  • les conditions de travail ;
  • l’évolution de la situation en matière d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes ;
  • l’évolution de l’emploi des personnes handicapées et des mesures prises pour le développer ;
  • l’évolution des effectifs par type de contrat ;
  • l’évolution des emplois par catégories ;
  • la formation professionnelle.

Ce sont principalement des éléments utiles au fonctionnement du département des RH. À ces éléments, s’ajoutent les investissements matériels et immatériels. Ils comprennent l’évolution des actifs nets d’amortissement et les dépréciations éventuelles.

Fonds propres, impôts et endettements

Il s’agit des capitaux propres de l’entreprise, des impôts et taxes. Cette catégorie prend également en compte les emprunts, charges financières et dettes financières.

Rémunérations des financeurs hors thème 3

Dans cette rubrique, sont consignées la rémunération des actionnaires (revenus) et la rémunération d’actionnariat salarié.

Rémunération des salariés et dirigeants

Sont consignés dans cette rubrique :

  • les frais de personnels incluant les cotisations sociales ;
  • les salaires de base minimum, moyen ou médian, par sexe et catégorie professionnelle ;
  • l’épargne salariale.

Pour les entreprises de 50 salariés, il faut reprendre les éléments de communications établis pour les négociations annuelles obligatoires.

Flux financier destiné à l’entreprise

Sont consignés dans ce thème :

  • les aides publiques ;
  • les réductions d’impôts ;
  • les crédits d’impôt ;
  • le mécénat ;
  • les exonérations et réductions de cotisations sociales.

Activités sociales et culturelles

Il faut consigner ici le montant de la contribution aux activités sociales et culturelles.

Sous-traitance

Ici, il s’agit de deux sous-traitances, en l’occurrence celles utilisées par l’entreprise et celles qu’elle réalise elle-même.

Appartenance de l’entreprise à un groupe de transfert financier

Il faut renseigner dans cette rubrique les transferts de capitaux, les cessions, fusions et acquisitions réalisées.

Tout ce qui n’est pas dans le champ de l’article L 2323-4 al 2 et R 2323-6 ne doit pas figurer dans le BDES.

Mise à jour des informations de la BDES

La mise à jour est une action obligatoire. Elle doit se faire régulièrement. Cependant, c’est à l’employeur de déterminer le rythme de mise à jour dans le respect de la périodicité minimale prévue par le Code du travail. En effet, les élus doivent trouver l’information avant de donner leur avis en cas de consultation.

Pour remplir l’accord d’entreprise, l’entreprise doit informer les représentants du personnel de l’actualisation de la base de données. Cela doit se faire selon les modalités préalablement définies. Il n’y a pas de date limite pour informer sur la mise à jour.

Les mises à jour prévues par le Code du travail sont trimestrielles et concernent :

  • la situation financière de l’entreprise ;
  • les conditions de travail dans l’entreprise ;
  • l’investissement social.

Les mises à jour annuelles sont celles relatives à l’emploi des handicapés, la formation professionnelle, le rapport d’hygiène et sécurité, les informations sur le crédit d’impôt, le bilan social.

Un accent particulier est mis sur le bilan social. En effet, avant la date du 15 avril de chaque année, l’employeur doit transmettre le projet de bilan social au CSE. Ce document récapitule les données qui permettent d’apprécier la situation de l’entreprise sur le plan social.

Avant le 30 avril, il faut organiser une réunion du comité pour examiner le projet. L’avis du comité d’entreprise et le procès-verbal de la réunion doivent être remis à l’inspection du travail.

En cas de non-respect de l’obligation d’actualisation, les représentants du personnel sont en droit de saisir en référé le président du tribunal de grande instance. Le président du tribunal de grande instance pourra exiger la communication des données mises à jour. Dans le pire des cas, il condamnera l’employeur pour délit d’entrave.

Sanction pour la non mise en place de la BDES

L’absence de la mise en place d’une BDES CSE ou une disposition incomplète représente un délit d’entrave. Ce délit expose à une amende de 3 750 euros et à une peine d’un an d’emprisonnement.

Aussi, les représentants du personnel pourront saisir le juge des référés si l’employeur met à leur disposition une base de données non conforme à la loi, en l’occurrence une base de données incomplète, non-accessible à certains représentants par exemple.